Legalisation

Dieser Text beschreibt Legalisation.

Unter Legalisation ist ein förmliches Verfahren zu verstehen, bei der durch die diplomatische oder konsularische Vertretung eines Staates, im eine ausländische öffentliche Urkunde zu Beweiszwecken benutzt werden soll, die Echtheit der Unterschrift, das Merkmal, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und gegebenenfalls die Echtheit des beigedrückten Siegels bestätigt wird (vgl. die Definition in Artikel 2 des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961 (BGBl. 1965 II S. 875) und für den umgekehrten Fall - zur Verwendung einer ausländischen Urkunde in Deutschland - die in § 13 Abs. 2 Konsulargesetz). Durch die Legalisation soll erreicht werden, dass eine ausländische öffentliche Urkunde einer inländischen öffentlichen Urkunde hinsichtlich ihres Beweiswertes gleich gestellt wird.

Die Legalisation wird durch einen auf die Urkunde zu setzenden Vermerk vollzogen. Der Vermerk soll den Namen und die Amts- oder Dienstbezeichnung des Unterzeichners der Urkunde enthalten (§ 13 Abs. 2 Konsulargesetz). Auf Antrag kann, sofern über die Rechtslage kein Zweifel besteht, im Vermerk auch bestätigt werden, dass der Aussteller zur Aufnahme der Urkunde zuständig war und dass die Urkunde in der den Gesetzen des Ausstellungsorts entsprechenden Form aufgenommen worden ist (Legalisation in dem weiteren Sinn; vgl. für die Legalisation ausländischer Urkunden: § 13 Abs. 4 Konsulargesetz).

Die zur Legalisation zuständigen Vertretungen sind nicht stets in der Lage diese selbst vorzunehmen. Vielmehr verlangen sie zunächst häufig eine Beglaubigung der Echtheit der Urkunde durch eine Behörde des Staates, aus dem die Urkunde stammt. Soweit deutsche Urkunden in dem Ausland benutzt werden sollen, ist für die ausländische Vertretung zunächst das Auswärtige Amt, als Behörde mit der sie regelmäßig diplomatisch oder konsularisch verkehren, Ansprechpartner. Das Auswärtige Amt hat aber die Zuständigkeit für Beglaubigungen zu dem Zweck der Legalisation auf das Bundesverwaltungsamt übertragen. Soweit es sich um Urkunden der Behörden oder Gerichte eines Bundeslandes handelt, wendet sich das Bundesverwaltungsamt zur Zwischenbeglaubigung an die zuständige Landesbehörde, weil dem Bundesverwaltungsamt die Zuständigkeiten und Kompetenzen der einzelnen Landesverwaltungen nicht stets bekannt sind. Diese Zwischenbeglaubigung wird in den meisten Bundesländern durch den Präsidenten des Landgerichtes, in dessen Bezirk die Urkunde ausgestellt wurde, vorgenommen (vgl. bspw. § 19 des Justizgesetzes des Freistaates Sachsen). Meist genügt der Auslandvertretung schon diese Zwischenbeglaubigung. Falls nicht, nimmt das Bundesverwaltungsamt vor Weiterleitung an die Auslandsvertretung noch eine Endbeglaubigung vor.

Dieses formalisierte Verfahren ist auf Grund vertraglicher Vereinbarung (vgl. § 13 Abs. 5 Konsulargesetz) zwischen vielen Staaten durch das wesentlich einfacherere Apostilleverfahren ersetzt.